Komunikasi Melalui Telepon

1. Pengertian dan Kegunaan Telekomunikasi

    Telekomunikasi berasal dari dua kata, yaitu tele yang berarti jarak jauh dan komunikasi yang berarti hubungan. Telekomunikasi dilakukan antara dua orang atau lebih yang berhubungan secara berjauhan dengan menggunakan media telekomunikasi elektronik. Media komunikasi antara lain : Telepon, Faksimil,dll
Di dalam komuniksai melalui telepon tentunya kita harus tahu tentang etika bertelepon.Adapun Etika Bertelepon yang harus diperhatikan secara umum  yaitu :

• Mengangkat dengan segera jika ada telepon berdering 
• Memperkenalkan diri terlebih dahulu jika menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon
• Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat
• Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak
• Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan
• Bertanya dengn bijaksana'Mencatat pesan atau pembicaraan
• Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
• meletakkan gagang telepon dengan pelan 

Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara khusus, yaitu :

• Sebaiknya menggunakan bahasa resmi
• Tidak berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon
• Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen
• Berbicara tidak banyak basa - basi
• Tidak bebicara dengan nada kasar apalagi membentak
• Janganlah berbicara dengan nada memerintah
• Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya mendengar bunyi musik
• Tidak mentransfer berkali - kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru
• Nada intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah
• Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon

Cara menangani telepon ada dua macam, yaitu :

1. Respon untuk panggilan ( incoming calls )
2. Melakukan panggilan ( Outgoing calls )

Hal - hal yang harus di perhatikan Ketika menerima telepon :

1. Begitu bel telepon berdering, segera angkatlah telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan meraih alat tulis serta Lembar Pesan Telepon untuk mengadakan persiapan, barangkali ada pesan atau hal yang akan ditanyakan.
2. Menjawab telepon hendaknya secara cepat, singkat, jelas dan hormat, dengan terlebih dahulu memberikan ucapan salam penghormatan, serta berikan identitas, maksudnya katakan dimana telepon diterima dengan cara mengucapkan selamat ( pagi / siang ), menyebutkan nama kantor, atau nomor telepon dimana seseorang berada
3. Memberikan penjelasan dengan tepat dan sopan, jika :

• Penelepon salah sambung
• Penelepon ingin berbicara dengan orang yang sedang tidak ada di tempat 
• Penelepon perlu menelepon nomor lain / orang lain

Berikut sikap pelayanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan adalah 7 C, yaitu :

1. Caring : memperhatikan
2. Commited: Merasa terikat dengan organisasi
3. Confident : penuh keyakinan dalam mengatasi masalah
4. Considerate : bersahabat, menolong, danmengerti emosi penelepon
5. Controlled : Tidak terbawa emosi ketika penelepon mengungkapkan kekecewaan ( marah )
6. Creative : mampu menemukan cara - cara yang baik dalam menerima telepon
7. Contagious : bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon

Alat - alat yang digunakan dalam menerima telepon, yaitu :

• Pesawat telepon
• Kalender meja
• Jam dinding
• Alat tulis
• Lembar Pesan Telepon ( LPT )
• Daftar nomortelepon extention internal
• Buu dafta telepon masuk